Merkblatt zur Datenverarbeitung bei der Hilsenbeck GmbH & Co. KG

1. Notwendigkeit der Datenverarbeitung

Als Vermittler von Versicherungen und Versicherungsanlageprodukten sind wir nur dann in der Lage, unsere Leistungen für Sie zu erbringen, wenn wir Ihre persönlichen Daten erheben, auf der Grundlage dieser Daten Ihre Versicherungs- und Vorsorgesituation prüfen und diese Daten auch an Dritte weiterleiten, sofern dies zur Ausführung des uns erteilten Auftrags erforderlich ist. Ebenso sind wir darauf angewiesen, Ihre Daten elektronisch zu verarbeiten. Dazu greifen wir unter Umständen auf externe Dienstleister zurück.
Wir möchten klare Verhältnisse schaffen und Sie deshalb über Rechtsgrundlagen, Inhalt und Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten sowie Ihre Rechte informieren. Zudem nennen wir Ihnen die Kontaktdaten des datenschutzrechtlich Verantwortlichen, des zuständigen Datenschutzbeauftragten sowie der Beschwerdestellen.
Auf der Grundlage unserer Erläuterungen bitten wir Sie dann darum, uns gegenüber die Einwilligung in die von uns beabsichtigte Datenverarbeitung zu erklären. Bitte beachten Sie, dass Sie sich auch entscheiden können, keine generelle Einwilligungserklärung abzugeben. Sie können ebenso die Entscheidung treffen, dass wir Sie für jeden Einzelfall über die jeweilige Datenverarbeitung informieren, sofern wir Ihre Einwilligung hierfür benötigen. Auf diese Information können Sie wiederum entscheiden, ob Sie der Datenverarbeitung zustimmen oder nicht. Hierdurch kann es unter Umständen zu Verzögerungen in unseren Leistungen für Sie kommen, bzw. können wir diese möglicherweise nicht erbringen. Darauf werden wir Sie jeweils hinweisen.
 

2. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten sind für uns die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sowie das Telemediengesetz (TMG). Danach ist die Verarbeitung von Daten zulässig, wenn das Gesetz sie erlaubt oder der Betroffene eingewilligt hat. Erlaubt ist die Datenverwendung, wenn sie im Rahmen der Zweckbestimmung eines Vertragsverhältnisses oder vertragsähnlichen Vertrauensverhältnisses erforderlich ist. Ebenfalls erlaubt ist sie, soweit sie zur Wahrung berechtigter Interessen des Verantwortlichen erforderlich ist und kein Grund zu der Annahme besteht, dass Ihr schutzwürdiges Interesse als betroffene Person an dem Ausschluss der Datenverarbeitung überwiegt.
Die Datenverarbeitung erfolgt zum Zweck der Vertragsanbahnung. Vertragsdurchführung und Vertragsabwicklung. Die Verarbeitung Ihrer Daten ist nach Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a) und b) der DSGVO für die Erfüllung eines Vertrags erforderlich.
 

3. Inhalt und Umfang der Datenverarbeitung

Wir erheben und speichern  folgende Ihrer personenbezogenen Daten und werten diese aus, um Ihnen bedarfsgerechte Verträge vermitteln zu können:

• Personenstammdaten wie Name, Anschrift, Geburtsdatum, Telefonnummer, Faxnummer, E-Mail-Anschrift, Familienstand, Beruf, Gesundheits-, Objekt-, Unternehmens-, Einkommens-, Umsatz- und steuerliche Daten, sonstige persönliche bzw. wirtschaftliche Verhältnisse, Versorgungswünsche, Bankverbindungsdaten etc.;
• Vertragsstammdaten, etwa Antragsdaten (Daten, die mit dem Antrag auf Abschluss einer Versicherung vom KUNDEN gemacht werden), Vertragsdaten zu einem konkreten Vertrag (wie Versicherungsscheinnummer, Versicherungssumme, Laufzeit, Beitrag, Kreditsummen, Bankverbindung) und Leistungsdaten (Daten bei Eintritt des Schadens- oder Leistungsfalles).

4. Weiterleitung an Dritte

Wenn und soweit dies erforderlich ist, geben wir Ihre personenbezogenen Daten, auch im Falle einer Aktualisierung, an die nachfolgend beschriebenen Empfänger weiter:

4.1 Selbständige Versicherungsvermittler unseres Maklerbetriebs
Die für uns selbständig tätigen Versicherungsvermittler sind von uns beauftragt, Vermittlungs-, Beratungs- und/ oder Betreuungsleistungen für Sie zu erbringen oder die Qualität dieser Leistungen zu sichern.

4.2 Produktpartnergesellschaften
Hierbei handelt es sich um Versicherer, Assekuradeure, Kapitalanlagegesellschaften, Kreditinstitute, Bausparkassen, Finanzdienstleistungsinstitute, Wertpapierhandelsgesellschaften, Emissionshäuser, die von uns personenbezogene Daten erhalten, soweit dies erforderlich ist, um ein Vertragsangebot einzuholen oder zu erstellen, den Abschluss eines Vertrages zu beantragen oder den Vertrag, wie zum Beispiel im Schadens- oder Leistungsfall, durchzuführen.

4.3 Rückversicherer
An Rückversicherer werden Daten weitergeleitet, wenn und soweit dies erforderlich ist, um die von den Versicherungsgesellschaften angefragten Risiken zu versichern, oder den Vertrag, wie zum Beispiel im Schadens- oder Leistungsfall, durchzuführen.

4.4 Kooperations- und Verbundpartner als interne Dienstleister
Hierbei handelt es sich um interne Dienstleister innerhalb der Hilsenbeck-Gruppe, um Spezialvermittler, Pools und Abwicklungsplattformen, die uns beispielsweise bei der Auswahl des geeigneten Produkts oder der Betreuung von Verträgen unterstützen. An diese leiten wir Daten weiter, wenn und soweit dies erforderlich ist, um ein Vertragsangebot zu erstellen oder Sie zu den von Ihnen abgeschlossenen Verträgen zu betreuen.

4.5 Kooperations- und Verbundpartner als externe Dienstleister
Wir bedienen uns externer Dienstleistungsanbieter, die uns beispielsweise bei der Auswahl des geeigneten Produkts aus dem Marktangebot oder der Betreuung von drittvermittelten Verträgen unterstützen. Sie erhalten personenbezogene Daten, soweit dies erforderlich ist, um ein Angebot zu erstellen oder Sie bezüglich solcher Verträge zu betreuen, die von Dritten vermittelt worden sind.

4.6 Auftragsverarbeiter
Darunter sind z.B. externe EDV-Dienstleister oder Cloud-Dienste zu verstehen, die Ihre personenbezogenen Daten in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen verarbeiten.

4.7 Sonstige Stellen
Dies sind Aufsichts-, Finanz- und Justizbehörden, Sozialversicherungsträger, Versicherungsombudsmänner sowie Rechtsanwälte, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer etc., an die wir Daten weiterleiten, soweit dies gesetzlich vorgeschrieben ist.
Alle Empfänger Ihrer Daten sind auf das Datenschutzrecht verpflichtet oder werden von uns vertraglich hierauf verpflichtet. Über die Weitergabe Ihrer Daten werden Sie informiert.
 

5. Speicherdauer

Die Speicherung Ihrer Daten erfolgt so lange, wie das mit Ihnen bestehende Vertragsverhältnis dies notwendig macht, damit wir die uns obliegenden Aufgaben erfüllen können, Ihnen bedarfsgerechte Verträge zu vermitteln und Sie vertragsbegleitend zu betreuen und zu beraten. Auch nach Beendigung unseres Auftrages halten wir Ihre Daten gespeichert, soweit wir diese benötigen, um erforderlichenfalls gegenüber Ihnen oder gegenüber Dritten Rechenschaft über den uns erteilten Auftrag und dessen Ausführung ablegen zu können oder um eigene Rechte oder Ansprüche wahrzunehmen oder geltend zu machen.
 

7. Kontaktdaten

Datenschutzrechtlich Verantwortlicher:
Hilsenbeck GmbH & Co. KG, Jungfernweg 40, 47799 Krefeld, Email: krefeld@1918hilsenbeck.de, vertreten durch den vertretungsberechtigten Geschäftsführer
Hilsenbeck Versicherungsmakler GmbH, Liedmannstr. 4, 41460 Neuss, Email neuss@1918hilsenbeck.de, vertreten durch den vertretungsberechtigten Geschäftsführer

Datenschutzbeauftragter der Hilsenbeck GmbH & Co. KG:
Tobias Erdmann, Sicdata Unternehmensberatung, Heiligenstock 34c, 42697 Solingen, Telefon: 0212/738724-0, Email: erdmann@sicdata.de

Beschwerdestellen:
Hilsenbeck GmbH & Co. KG, Versicherungsmakler, Jungfernweg 40, 47799 Krefeld
Hilsenbeck Versicherungsmakler GmbH, Liedmannstr. 4, 41460 Neuss

Externe Beschwerdestelle:
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Postfach 200444, 40102 Düsseldorf, Telefon: 0211/ 384240, Telefax: 0211/ 3842410, Email: poststelle@ldi.nrw.de.
Für nähere Auskünfte stehen Ihnen die Teams der Hilsenbeck GmbH & Co. KG sowie der Hilsenbeck Versicherungsmakler GmbH jederzeit zur Verfügung.